Obowiązek utworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (dalej: Fundusz) spoczywa na pracodawcy, który zatrudnia na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 04.03.1994 r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych, dalej: Ustawa).
Fundusz jest tworzony w celu finansowania działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu (przede wszystkim pracowników), na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego. Działalnością socjalną są usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego, udzielanie pomocy materialnej – rzeczowej lub finansowej, a także zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.
Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie Funduszu uzgadnianym z reprezentacją załogi (wybranym przedstawicielem załogi lub organizacją związkową) (art. 8 ust. 2 Ustawy).
Pracodawca może wprowadzić w regulaminie wynagradzania lub w układzie zbiorowym pracy zapis, zgodnie z którym rezygnuje z tworzenia Funduszu, w tym także na czas określony. Zapis taki powinien zostać uzgodniony z reprezentacją załogi (art. 4 Ustawy).
Fundusz tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim (lub w drugim półroczu roku poprzedniego).
Z Funduszu mogą być przyznawane:
1) świadczenia, których zasady i warunki przyznawania określa regulamin Funduszu, w tym m.in. organizowanie imprez integracyjnych dla wszystkich pracowników, organizowanie wspólnych wycieczek dla wszystkich pracowników, organizowanie wspólnych zajęć sportowych dla wszystkich pracowników, działalność kulturalno-oświatowa (sformułowanie to jest niezwykle szerokie i obejmuje zarówno organizowanie imprez teatralnych, koncertowych i oświatowych, jak i zakup biletów na tego typu imprezy itp.), działalności sportowo-rekreacyjnej (np. organizowanie wycieczek, imprez sportowych, rajdów, wykup abonamentów na zajęcia sportowe i rekreacyjne);
2) świadczenia, których zasady i warunki przyznawania określa regulamin Funduszu, a nadto przy ich przyznawaniu pracodawca powinien brać pod uwagę sytuację życiową, rodzinną i materialną osoby uprawionej – do tych świadczeń należy zaliczyć: pomoc materialna dla pracowników, pomoc materialne dla dzieci pracowników, paczki świąteczne, zwrotne lub bezzwrotne pożyczki na cele mieszkaniowe.
Ustawa nie zawiera wskazówek dotyczących gromadzenia informacji o stanie majątkowym, sytuacji rodzinnej czy dochodach pracowników. Niewątpliwie częściowe informacje o stanie rodzinnym będą wynikać z dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych pracownika czy w zgłoszeniach do ubezpieczenia społecznego. W pozostałym zakresie właściwym sposobem zdobycia informacji o sytuacji pracowników mogą być ich oświadczenia.