Jedną z najczęściej stosowanych klauzul umownych jest zastrzeżenie kary umownej na wypadek, gdyby strona zobowiązana do świadczenia niepieniężnego nie wykonała tego zobowiązania w określonym w umowie terminie.
Jedna ze stron umowy ma prawo do naliczania kary umownej za każdy dzień zwłoki albo za każdy dzień opóźnienia, a wysokość kary za każdy dzień jest wyrażona w stawce kwotowej albo w procencie liczonym od oznaczonej w umowie kwoty (np. od wynagrodzenia za spełnione świadczenie niepieniężne
Analizując taką klauzulę umowną sugeruję zwrócić uwagę na to czy kara umowna została zastrzeżona za „zwłokę” w spełnieniu świadczenie niepieniężnego, czy też za „opóźnienie”. Jest to o tyle istotne, że każde z powyższych zastrzeżeń rodzi odmienne skutki, zarówno dla strony, która ma prawo do żądania zapłaty kary umownej, jak i dla strony, która jest (będzie) zobowiązana do jej zapłaty.
Strona dopuszcza się zwłoki, jeżeli opóźnia się ze spełnieniem świadczenia, a opóźnienie to jest następstwem okoliczności, za które ponosi ona odpowiedzialność. W przypadku żądania zapłaty kar umownych za zwłokę, strona przeciwko której kary umowne zostały naliczone i jednocześnie od której żąda się ich zapłaty, chcąc zwolnić się od skutków zwłoki, powinna udowodnić, że opóźnienie jest następstwem okoliczności, za które nie ponosi ona odpowiedzialności. Natomiast strona, która żąda zapłaty kar umownych za zwłokę nie musi wykazywać, że niedotrzymanie terminu spełnienia świadczenia jest spowodowane okolicznościami, za które druga strona nie odpowiada, a jedynie powinna wykazać, że termin wykonania zobowiązania upłynął bezskutecznie.
Jeżeli w umowie w sposób wyraźny i jednoznaczny na rzecz jednej ze stron została zastrzeżona kara umowna za opóźnienie, strona przeciwko której zastrzeżono kary umowne i od której żąda się zapłaty tych kar nie może podnosić zarzutu, że opóźnienie w wykonaniu przedmiotu umowy powstało na skutek okoliczności, za które strona ta nie ponosi odpowiedzialności. Tym samym strona ta nie może zwolnić się od skutków opóźnienia.
Zarówno kary umowne za opóźnienie, jak i kary umowne za zwłokę, stają się wymagalne z upływem tego okresu czasu, za jaki są naliczane (np. za każdy dzień zwłoki albo opóźnienia). Tym samym strona, która jest w zwłoce albo opóźnieniu, z upływem każdego takiego okresu czasu zobowiązana jest do ich zapłaty. Zatem wymagalność takiego roszczenia nie jest uzależniona od wezwania dłużnika do zapłaty.